As empresas já começaram a se adequar às novidades que serão implementadas pela Reforma Tributária. Em 2026, a Receita Federal deu início à  fase de transição para emissão de documentos fiscais eletrônicos com os campos de IBS e CBS.

Os novos tributos deverão ser destacados com alíquotas simbólicas de 0,1% (IBS) e 0,9% (CBS), e por enquanto a apuração tem caráter apenas informativo. No entanto, a empresa que ainda não tiver os dois campos presentes na nota fiscal, não será penalizada. Isso não significa, porém, que a empresa pode adiar indefinidamente a adesão ao novo modelo.

Minha nota foi autorizada, então está tudo certo?

Um erro comum é interpretar a flexibilização promovida pela Receita Federal como se o preenchimento dos campos de IBS e CBS tivesse deixado de ser obrigatório. Não foi isso que ocorreu. O que foi flexibilizado foi a rejeição automática dos documentos fiscais que não contenham esses campos.

Ou seja, uma nota pode ser autorizada mesmo sem o correto preenchimento das informações relativas aos novos tributos, mas não estará em conformidade com a  nova legislação tributária.

Essa distinção está expressa no art. 132 do Decreto nº 12.955/2026: a autorização de uso pelo sistema autorizador produz efeitos quanto à emissão do documento fiscal, mas não representa validação das informações nele declaradas. Em outras palavras, a autorização apenas confirma que o arquivo passou pelas regras de validação que estavam ativas naquele momento.

Por isso, a conferência não deve se limitar ao DANFE. É necessário verificar o XML da nota fiscal, onde estão efetivamente registrados os campos e valores relacionados ao IBS e à CBS.

O cuidado é relevante porque o preenchimento incorreto ou a ausência das informações pode gerar consequências tributárias, como a perda da dispensa de recolhimento durante o período de transição, além da exposição às penalidades previstas no art. 341-G da LC nº 214/2025: 20 UPF por período de apuração e 30 UPF a cada intimação fiscal. A UPF foi instituída no valor de R$ 200,00.

Em 12 de agosto de 2026, o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 5/2026 regulamentou o Programa Nacional de Conformidade Tributária, adotando uma lógica de adaptação assistida: antes da aplicação de medidas mais gravosas, a administração tributária poderá comunicar inconsistências para que o contribuinte faça as correções necessárias.

Isso, entretanto, não prorrogou os prazos nem tornou facultativo o preenchimento dos campos de IBS e CBS. A obrigação permanece; o que existe, neste momento, é uma abordagem mais orientativa na fiscalização e uma flexibilização de determinadas rejeições automáticas.

Certificado digital: outro ponto que merece atenção

A Reforma Tributária reforçou a importância do uso do certificado digital no processo operacional das empresas. Ele é parte fundamental em pelo menos quatro camadas de segurança:

• A assinatura do XML: todo documento fiscal eletrônico precisa ser assinado com um certificado digital válido. É essa assinatura que identifica a empresa e garante a autenticidade do documento. Com a Reforma Tributária, o XML passou a reunir mais informações, incluindo os campos de IBS e CBS, classificações tributárias e novos totais. Apesar do aumento da complexidade, uma regra continua a mesma: se o certificado digital estiver vencido, a empresa não consegue emitir os documentos fiscais e o faturamento pode parar.
• Autenticação nos ambientes autorizadores: a comunicação com as SEFAZ, o Ambiente de Dados Nacional e os webservices municipais é autenticada por certificado. Na NFS-e padrão nacional, ele é exigido tanto na transmissão quanto na assinatura.
• Acesso aos portais: o Portal de Serviços do CGIBS usa autenticação gov.br. E a conta gov.br é sempre de pessoa física: para atuar em nome da empresa, é preciso vincular o CNPJ usando um e-CNPJ A1 ou A3. Sem certificado válido, não há vínculo, e sem vínculo, não há acesso.
• Automação: o novo modelo consulta regras tributárias em tempo real e valida campo a campo, o que leva as empresas para emissão integrada. Isso exige um certificado A1 (arquivo em servidor) ou A3 para acesso ao sistema.

O que fazer para ficar em conformidade com as novas regras tributárias:

1. Confira o vencimento do certificado digital e renove com 30 dias de antecedência.
2. Confirme se o e-mail cadastrado é da própria pessoa titular e não está vinculado a outro CPF.
3. Verifique a situação cadastral do CNPJ e do CPF do representante legal.
4. Avalie se o tipo de certificado combina com a arquitetura de emissão (automação pede A1 ou nuvem).
5. Audite os XMLs emitidos a partir de agosto, não confie apenas no DANFE. O DANFE é apenas uma representação simplificada, em PDF ou impressa, dos dados da NF-e.
6. Confirme com o fornecedor do ERP se o sistema já atende aos layouts do próximo lote.

Certificado digital: e-CPF ou e-CNPJ e A1 ou A3?

Os tipos mais comuns de certificado digital são o e-CPF e o e-CNPJ. O primeiro identifica pessoas físicas e o segundo é voltado para pessoas jurídicas. Além de escolher o tipo, é necessário definir a forma de armazenamento e o prazo de validade do certificado.

O A1 fica armazenado no computador ou em um servidor e tem validade de um ano. Por ser mais fácil de integrar a sistemas, costuma ser a opção mais indicada para ERPs, servidores, emissão em alto volume e processos automatizados.

Já o A3 pode ser armazenado em smartcard, token ou nuvem e tem validade de até dois anos. Ele é recomendado em situações que exigem mobilidade ou identificação direta do representante da empresa.

Geralmente, muitas empresas combinam os dois modelos: mantêm um e-CNPJ dedicado à automação fiscal e um e-CPF para atos que dependem da identificação pessoal do responsável. Muitas empresas operam com os dois: um e-CNPJ dedicado à automação fiscal e um e-CPF para atos que exigem identificação pessoal.

Duas mudanças que quase ninguém está olhando

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) anunciou algumas mudanças na emissão do certificado digital para reforçar a segurança no processo. As Instruções Normativas 36 e 37 do ITI tornam mais rigoroso o processo de emissão de certificados digitais, com foco principal no reforço da segurança e na prevenção de fraudes. As mudanças afetam especialmente a identificação e a validação do titular durante a emissão.

Entre as principais alterações está a consulta obrigatória ao Datavalid em todas as emissões, além do uso de biometria facial com detecção de vivacidade, que ajuda a impedir fraudes com fotos, vídeos ou imagens manipuladas. Quando houver e-mail vinculado ao certificado, também será necessário confirmar a titularidade por meio de um código de validação, como um OTP.

Na emissão por videoconferência, o procedimento ganha mais etapas. O cliente deverá estar com o documento físico em mãos, fotografar esse documento e tirar uma selfie antes de iniciar o atendimento. Durante a videoconferência, o agente também fará a conferência do documento e da identidade do solicitante.

As novas regras ainda estabelecem cuidados específicos para pessoas expostas politicamente, documentos deteriorados ou desatualizados e emissões relacionadas a condomínios. Em alguns casos, poderá ser necessária a apresentação de documentação complementar para garantir a correta identificação.

De forma geral, o certificado digital em si não muda. O que muda é o processo de emissão, que passa a exigir mais verificações de identidade e segurança. Na prática, o procedimento pode ficar um pouco mais detalhado para o usuário, mas busca reduzir o risco de fraudes e aumentar a confiabilidade dos certificados emitidos.

Outra mudança que envolve o certificado digital está programada para 2029. De acordo com a Resolução CG ICP-Brasil nº 211/2024, a emissão de certificados de assinatura A1 ou A3 para pessoa jurídica será extinta a partir de 2029. No lugar entra o selo eletrônico, que identifica a empresa como origem de documentos e processos automatizados. Quem está desenhando arquitetura de emissão fiscal agora precisa considerar essa transição.

 

Perguntas frequentes

A nota está sendo autorizada sem os campos de IBS e CBS. Preciso preencher mesmo assim? Sim. A flexibilização atingiu as regras de validação que causariam rejeição, não a obrigação de informar.

Preciso trocar de certificado por causa da reforma? Não. Certificados ICP-Brasil válidos continuam servindo. O que muda é a criticidade: um certificado vencido para o faturamento mais rápido do que parava antes.

“Certificado de NF-e” só serve para emitir NF-e? Não. Segundo o ITI, certificados ICP-Brasil de pessoa jurídica A1 e A3 são de uso amplo, geral e irrestrito, independentemente do rótulo comercial.

Prepare sua empresa para a transição 

A Reforma Tributária já começou a produzir efeitos práticos na rotina fiscal das empresas. Mesmo com a flexibilização temporária das rejeições automáticas, a adaptação aos novos campos de IBS e CBS não deve ser adiada nem ignorada. A autorização de uma nota fiscal, por si só, não garante que todas as informações estejam corretas ou em conformidade com as novas regras.

Por isso, é o momento de revisar processos, auditar os XMLs emitidos, validar se o ERP já está preparado para os próximos layouts e acompanhar de perto o cronograma de implantação dos documentos fiscais eletrônicos. Ao mesmo tempo, o certificado digital ganha ainda mais importância, tanto para a emissão e assinatura dos documentos quanto para autenticação, acesso a portais e automação.

As mudanças promovidas pelo ITI na emissão dos certificados e a futura substituição dos certificados de pessoa jurídica pelo selo eletrônico mostram que a mudança não é apenas tributária, mas também tecnológica e operacional.

Para as empresas, o melhor caminho é antecipar a adequação. Corrigir processos agora é mais simples e menos oneroso do que lidar com inconsistências quando as validações e fiscalizações se tornarem mais rigorosas. Manter sistemas, XMLs, cadastros e certificados digitais em conformidade vai garantir continuidade no faturamento e segurança na transição para o novo modelo tributário.

Seu certificado está perto do vencimento? Fale conosco e mantenha suas operações em conformidade com as regras.